Membuat Mail Merge Di Word Dengan Sumber Data Dari Excel

 

Mail merge merupakan fitur yang membantu kita untuk pembuatan surat yang ditujukan untuk orang banyak atau bisa disebut dengan surat berantai. Betikut adalah teknik membuat mail merge dengan menggunakan data yang bersumber dari Excel. Seperti biasa, untuk membuat mail merge, kita membutuhkan dua file yaitu dokumen utama dan sumber data.

Dokumen utama, merupakan satu file yang isinya merupakan naskah utama
Sumber Data, merupakan file yang digunakan untuk menyimpan data yang nantikan akan dimasukan ke naskah utama tadi. Bisa menggunakan excel, access, dll.

Pada pokok bahasan ini file sumber data (source data) menggunakan Microsoft Office Excel. Dengan menggunakan Excel sebagai sumber datanya pekerjaan menjadi lebih cepat, praktis, dan mudah (mungkin karena sudah familiar dengan excel ketimbang aplikasi lain seperti Ms. Access). Dengan alasan :

• Lebih mudah mengontrol data dan menambah data baru
• Lebih mudah membaca data pada lembar kerja Excel, dengan begitu saya lebih mudah memperbaiki jika terdapat kekeliruan.
• Dan masih banyak lagi kemudahan lainnya.

Langkah-langkah Membuat Mail Merge Dengan Data Dari Excel

Langkah 1: Buat file sumber datanya (source data)
Buka Ms. Excel dan buatlah data yang kamu ingin masukkan nanti pada naskah utama. Kemudian simpan file tersebut dengan nama sumber data atau sesuai keinginan kamu seperti contoh di bawah ini.



Langkah 2: Buat naskah utamanya
Buka Ms. Word dan buatlah dokumen master jangan lupa beri jarak (spasi) untuk tempat menaruh data yang diinput pada excel sebelumnya
Langkah 3: Menghubungkan Dokumen Master (word) dan Sumber Data (excel)

• Buka menu Maillings, pada Ms. Word, kemudian pada grup Start Mail Merge klik Select Recipients, lalu pilih Use Existing List…

• Pilih dokumen excel yang berisi sumber data tadi. 
• Jika muncul kotak dialog Select Table, pilihlah lembar kerja yang berisi data untuk mail merge. Biasanya berada pada sheet1. Namun jika kamu mengerjakannya di sheet2, maka pilih yang sheet2$. 
• Jangan lupa untuk memberi tanda centang pada First row of data contains column headers. Setelah itu klik OK
• 
• Kedua file sudah terhubung, sekarang kita letakan data pada masing-masing tempatnya.
• Letakan kursor di bagian Nama, kemudian pada Insert Merge Field klik opsi Nama.
• Lakukan hal serpeti itu untuk posisi data lainnya. 
• Nanti akan tampil field seperti gambar di bawah ini

• Untuk melihat hasilnya, klik preview result. Gunakan index number untuk melihat hasil pada data yang lain

Langkah 4 : Menyimpan dan Mencetak

Jika ingin mencetak dokumen ini atau menyimpannya dalam bentuk dokumen baru, bisa menggunakan Finish & Merge. Akan ada beberapa opsi.

• Edit Individual Documents, jika ingin menyimpannya dalam bentuk file baru. (file akan berisi beberapa halaman sesuai dengan jumlah data yang ada pada file excel). 
• Print Documents, jika ingin mencetak langsung dokumen

Demikian langkah demi langkah membuat mail merge semoga bermanfaat...